マンション理事会の運営

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総会議長が心得るべき事は？

• 今期の理事長になりました。理事でしたので、他に立候補者もなく前任理事長の推薦と役員全員の賛同で議案となり 総会で承認されました（お互いさまですので断る訳にもいかず） 先日の総会では目新しい議案も無く、議長（理事長）も手馴れた采配ででした。気が早いのですが来年の総会運営が上手く出来るか心配し始めています。理事会の運営も同様です。経験者（理事長・理事・監事）の方、どの様に対処されましたか？
  • ご苦労様です。

1. 管理組合の総会なるものは、討論し、何かをつくり出すものではなく、異論や質問に正確に反論や説明を着くし、賛成票を増やす場であること。
2. 総会開催前に、議案は既に決まっているので、委任状を出来るだけ少なくし、議決権行使書を使い易くすることで、総会開催前に総会のシナリオを推定できる様にすること。具体的には、総会の議案（普通議決案件でも、特別議決案件でも）全てに、理事会案の要領を書いて、それを読むだけで、賛否の意志、勿論、出来れば賛成の意志を表現できるようにする。正直言えば、議決権行使書を提出すれば、欠席しても良いくらいのつもりで対処。
3. 総会開催前に、収集した議決権行使書の賛成結果と実出席者の半数が賛成と目論めば、議案の結果は読めるので、厳しい予想の議案については、実出席者から賛成票を得るべく努力が必要だが、そうでない議案については、結論が予想されるから、議長としても余裕が保てる。
4. 蛇足ながら細則などによるのは当然だが、次期の理事、監事、要すれば、防火管理者などの選任候補者は、事前に出席する様に手配。

• 前から気にはしていたのですが当ＭＳには議決権行使書がありません。一応「白紙委任状は議長への委任と見做します」との注意書きはあります。今まで、知ってる限りではモメた事はありませんが、議決権行使書はやっぱり要りますよね？
  • 議決権行為書は欠席組合員の意志そのものを表現するもで、管理会社、理事会が事前予想が出来ないことはありますが、反対票を少なくするものでも、理事会意向本位のものでもないことは明らかです。委任状は、特に白紙委任状は新築当時で情報、知識が不足している場合は仕方のないことですが、経年している管理組合では、欠席者は、直接の意思表示ができる議決権行使書を使用する組合員が多くなりましょうし、又、そうならなければいつまでも、あなた任せで組合自治が醸成されないでしょう。
  • 議決権行使書は有効につかうべきです。管理組合総会に組合員が全員出席することは極小のマンションでもないかがり現実性はなく、議決権行使書を使用を意図的に、排除した前理事長の判断は、総会に出席できない組合員が賛成・反対の意思表示する権利を奪うことを意味しており、明らかに不適切です。管理会社が、反対の議決権行使書をかき集め否決に持ち込んだ事を議決権行使書の不使用の事由にしていますが、真実はどうなのでしょうか？議案を否決された理事会の逆恨みだと思います。情報の出先は、議案を否決された理事会だと思いますが、管理会社が運動したとしても、管理会社の変更は必要なしと各組合員は判断した事実は動かせない事実であり、反対票のすべてを管理会社の自由意志であつめられるわけもなく（管理会社の思惑と逆で、賛成票を投じる人もいるわけで）、管理会社変更の合意が得られなかっただけではないでしょうか？総会出席者での議決と白紙委任状だけ決めて行く方式は望ましいとは思えません。

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